無論你多麼努力工作,「待辦事項清單」卻從不見減少,但是工作「隧道」的終點總會見到光明。只要採取這些簡單的策略,你就能專注簡化工作並提交優良成果,而不用一直加班到凌晨。

1.有策略的規劃

每日寫一張新的待辦事項清單,遵照清單執行,如此就能隨時更新,劃掉已完成的工作。手邊和床邊隨時準備紙筆,以防你在晚上突然想起某件事或冒出好點子。

2.早點上班

早點上班,這樣就能心平氣和地開始一天的工作,在同事還未進入辦公室之前,先行劃掉幾項待辦清單上已經完成的工作,這能讓你保持一整日的幹勁。

3.擬定正確的工作優先順序

將最重要的工作排在第一位,這類工作關係到你的目標、策略目的與重要業績指標。學著婉拒不重要的需求,不要浪費時間修飾雕琢內部備忘錄或電子郵件,而應該把時間用在其他更有益的地方。

 4.委任的藝術

有些人認為把工作委任出去非常很簡單,有些人卻認為放手信任他人很困難。然而,學著將專案交給下屬執行是非常重要的技巧,因為這不只關係到你自己的發展,也關係到團隊的發展。你可以藉由委派工作來簡化每日的工作、專注處理最重要的專案、善用其他人的技能專長,此外還能促進同事之間的集體歸屬感。

5.為自己設定最後期限

設定最後期限能夠幫助你專注並掌控進度。將大型專案分割成幾個比較容易管理的部分,再設定完成每一個部分的期限。練習設定並達成最後期限,還能幫助你發展一項重要的技能,對於專業職涯的成功非常重要。

6.專心時間

每天安排一段不受干擾的時間 (除非有緊急事情),即使只有 30 分鐘亦可。利用這段時間讓自己專注、專心並快速完成重要工作。

7.組織條理,快樂工作

不要忽略電子郵件,否則只會增加你的工作量。養成簡略閱讀每一封電子郵件的習慣,再將它們移往等候處理的資料夾,或直接刪除。這種簡單而有效的組織條理,能幫助你掌握所接獲的一切訊息。

有效率的歸檔系統,乃是有效的工作手法,更是良好的組織技巧。如果你將工作儲存在中央資料夾供團隊成員存取,在歸檔時一定要確定隨時更新資料夾,並降低桌面雜亂無章而讓人無從下手的感覺。

8.電話時間

確定一個固定時間打電話或回電,並將這段時間排進行事曆。同時也要讓你的聯絡人知道這段時間最適合與你聯絡,這樣就能減少干擾,避免電話轟炸而使你整日工作分心。

9.條理分明但保持彈性

無論你規劃得多仔細,有時還是會因為需要緊急處理的事情而不得不調整。時間表無法確實按照計畫執行時,敬請彈性調整,重新評估當日的工作。

10.準備充分,然後好好放鬆

離開公司之前,試著花點時間為隔日的工作做些準備。這樣你就可以享受一個快樂、輕鬆的夜晚,知道明早不會太過慌亂或匆忙,也知道前一天已經掌握的進度。

 所以,試著採行這些秘訣,就不用再一天工作 14 個小時,或是因為收件匣塞爆和桌面混亂而感到緊張。而且這麼做還有一項附加好處,就是自己的私人生活與工作生活都能獲得正面的助益。

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