週四下午 2 點:「沒問題,我明天下班以前會處理完畢交給你。」

週五下午 2 點:「我正在等待財務部的一些資料,所以可能要到下週一才能交給你。」

週一下午 4 點:「我很抱歉,我今天上午碰到一些緊急事件,下午必須優先處理 – 明天我一定會交給你。」

週二上午 11 點:「這是我目前完成的進度 – 請看一下,告訴我還需要什麼,這週內我會盡量補齊剩下的部分。」

您是否聽過類似的話?不輪您是等待任務完成的那方,或是無法在期限內完成的那方,雙方都會感到很挫折。

我們經常因為想取悅對方或力求表現,設定不實際的最後期限 – 事實上,當我們誠實告知完成任務真正需要的時間,反而會受到更多尊重。做個可靠的員工,並在需要時請求支援,代表大家工作時會更尊重您。

學習設定可以真正完成的最後期限

若您正確評估完成任務所需的 (實際) 時間,您就能夠達到每個期限。

從以下方向考慮:

  • 我是否有其他立即需要優先處理的任務?
  • 我是否需要他人協助以完成任務?(如,需要分析師提供數據、財務部提供預算資料、需取得主管核可) 相關人士需要多久才能提供我所需要的資料?
  • 團隊中是否有其他人能提供協助,或是可以接手其他工作,讓我能夠專心完成這項任務?
  • 我是否已經與所有相關人士溝通過完成任務的所有必要步驟?
  • 了解我的團隊/主管/工作流程,我是否可能被要求同時完成其他臨時交付的任務?
  • 過去的我是否曾經給自己設定無法達成的期限?我從過去的經驗中學到什麼?

問自己上面的問題,並考慮所有可能影響任務完成期限的因素後,您就能更合理的估算期限。

設定大型專案的完成期限時,每週檢討一次時程表,並加入所有變更事項與相關各方。

如何在期限內完成任務

基本上時間管理就是唯一可以確保您準時完成任務的方式。若您沒有事先計畫,您一定會覺得更難及時完成任務。依照進行順序列出所有必要步驟。這聽起來似乎理所當然,但您每次都有真正做到嗎?

不要拖拖拉拉!Tim Urban 說,我們之所以拖拖拉拉,是因為我們希望在現狀中找到生活的樂趣 – 正如「獲得立即滿足的猴子」所述。他指出,我們對於立即性滿足的需求可能經常凌駕大腦中的理性聲音,導致我們變成「驚慌的怪物」。

要求他人協助,並不會讓您顯得能力不佳。如果您在初期就發現自己無法在期限內完成任務,一定要及時反映,並說明您很想在期限內完成工作,但您需要其他幫手,才可能達到目標。盡量詳細計畫,哪些部分要請別人幫忙,哪些部分您要自己完成 – 您的主管可能並不清楚完成任務需要採取的所有步驟,所以要盡量詳細說明。

若您沒有達到某個自己設定或同意完成的期限,不要找藉口,應該盡可能提供最佳的解決方案。您何時一定可以完成任務?您需要哪些協助,以加速任務完成?您從這次經驗中學到了哪些教訓,下次要設法避免?

Summary

在您評估所有必要步驟與各種可能影響交期的外在因素之前,不要隨便預估任務完成時間。

評估完成後,切記以下三個訣竅:

1. 要有組織 – 事先計畫並擬定每個步驟

2. 避免拖延 – 從開始就有組織,應該就能避免這個問題,但還是要試著排除所有可能讓您分心的因素

3. 如果最後期限無法調整,尋求其他協助 – 您是超人,無法完成不可能的任務。

在任何階段中,務必將進度資訊告知所有相關人士。

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