為了安全起見,幾家科技公司如 Facebook 和 Google 等,早在 5 月就宣布居家辦公政策有可能會持續執行,至少延續到 2021 年。 

Twitter 則更進一步,讓員工「無限期」待在家裡遠端工作。這些焦點新聞固然有趣,然而現實情況是,大多數的企業無法透過遠端作業,實現等同於現場辦公的生產力。

隨著城市和國家開始重啟經濟,世界各地的企業也開始重啟營運。在準備復原的同時,焦點仍然落在各種獲利導向的活動。新的情勢帶來了全新的挑戰,特別是從人才招募經理的角度來看。

除了建立起合格的團隊,人才招募經理應當如何確保團隊成員都能做好營運復原的相關準備?好幾個月沒有進辦公室工作,往後該如何確保團隊成員積極克服接下來的事業障礙?請謹記,即使在營運復原與人才市場再度活躍之前,留任、孕育、避免流失頂尖人才,對於人才招募經理而言仍然屬於重大挑戰。為此,我們提出了 8 個步驟,助您建立有效的營運復原團隊。  

1. 平衡商業需求與未來計畫和人才目標

在疫情期間,企業自然必須迅速採取行動,確保員工的安全與健康。進入復原階段之後,同樣的警覺心則必須拓展到公司的財務、社會、社區和職涯福利領域。近期的調查顯示,52% 的受訪者認為新冠病毒的疫情可能或有機會導致家庭的重大財務困境。另有一項蓋洛普民意調查進一步反映,多達 72% 的員工非常或有些擔心自己或家人遇上新冠病毒的感染者,或是接觸到環境中的病毒。您至少必須理解並面對這些確實存在的壓力來源,還必須與團隊一同面對、設法解決。否則就有可能陷入精神和情緒上的精疲力竭。

維持敏捷與靈活彈性。改變無法避免,我們必須迅速、有效適應新環境。

根據 Page Executive 合作夥伴兼人力資源實務主管 Jessica Whitehead 表示:「人力資源主管應該擬定組織的身心健康策略。他們負責擬定策略,至於推動議程和支援計畫則由所有的資深領袖承擔責任。關鍵的層面之一在於強大的溝通管道,確保精神健康方面的對話與關懷得以持續進行。」  

公司不妨採取各種不同的解決方案與計畫,避免員工身心健康受到負面影響,事先預防員工績效因此遭到拖累。舉例來說,PageGroup 的員工可以洽詢專業顧問,接受免費的員工援助計畫 (EAP) 諮商,討論財務問題、心理健康、身體健康以及他們在工作或生活中可能面臨的其他問題。  

2. 資訊透明及誠實告知

新冠疫情確實對於很多產業與人才招募市場產生了巨大影響,雖然商務活動正在重振,但有某些公司仍然謹慎處理後續的招募計畫與新專案。此外也有許多員工不幸遭到解雇,難免衝擊其他員工的敬業程度與工作動力,同時引發整個職場的負面情緒。

因此,人才招募經理有責任將情勢坦白告知員工,也就是承認全球現況,並讓員工得知整體情況,同時清楚說明公司改變短期和長期策略的理由。「身為領導者,您必須向團隊解釋目前市場的現實情況,而不是掩蓋事實,」上海 Michael Page 地區協理 Chen Yuki 指出:「透過這種方式,才能建立起廣獲信任、鼓舞人心的團隊文化,這點在艱困的時期裡尤為重要。」

縱使無法直接面對面接觸,也不應該阻礙員工的彼此聯繫、共同參與及全力投入。

從數字來看,Kelton Global研究結果顯示多達 87% 的專業人士透露他們希望自己未來的公司能夠實現資訊透明。還有 80% 的受訪者希望能更進一步瞭解公司的決策。因此,如果團隊能得知公司的重要資訊,每位成員都能體認公司的目標,也就更能確知自己有能力做出更好的決策,無論是獨自判斷還是集體裁量。

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3. 重新定義清楚的方向  

明確的目標和前進方向,有助於在困難時期建立團隊凝聚力,這個目標並不僅是換個新口號,還應該包括現在必須達成的總體成果或目標。

  • 接下來您想要建立、改進或改變什麼?
  • 每個人在團隊中的角色應當達成哪些目標?
  • 他們個人的角色如何與團隊其他成員相互配合?
  • 團隊如何為組織的成功做出具體貢獻? 

提供清晰、鼓舞人心的願景,能為成功的團隊合作奠定基礎,並且有助於引導團隊的方向,在面對未來的挑戰之際做出相應的決策。PageGroup大中華區人力資源總監Stella Wu 指出:「除此之外,還必須由您提供非常明確的目標,引領您的團隊前進。」「同時在他們實現這些目標時,應該給予相應的獎勵,千萬不要低估公開的感謝和讚美對於員工的激勵效果。」

PageGroup 泰國地區協理 Kristoffer Paludan 表示:「對於公司使命與願景抱持明確目的與積極奉獻精神,正是績效優異企業集團表現遠遠超越其他同業的主因。此外,當責的共同承擔,以及對於自身任務使命與願景角色的明確體認,則可提升同仁的忠誠度、引領努力方向,造就出更理想的績效與滿意度。」

4. 主動促進雙向溝通 

另一點同樣重要的,是讓團隊成員感覺到自己需要支援的時候,有機會主動找你聊一聊。因為在復原模式中,這樣的溝通與交流,已經成為團隊能否有效運作的關鍵要素。與團隊保持開放的溝通管道,並鼓勵團隊彼此坦白對話。專案的情況應該定期更新,遇到任何挑戰或障礙都必須盡快提出。如此一來才能及時傳遞意見回饋,並能強化團隊與企業真正「共體時艱」的感覺。

雙向溝通需要由您負責促進引導和訓練,並且落實開放政策,傾聽員工心聲與建言。

此外,更應該主動促進雙向溝通,避免單向溝通,也就是有來也有往的互動溝通模式,不只是向團隊成員說明要求,他們也必須有機會回饋意見給您,如此才能發展出按部就班的解決方案。「雙向溝通需要由您負責促進引導和訓練,並且落實開放政策,傾聽員工心聲與建言,」流程創新專家 Vince Mirabelli 如此建議。

Michael Page 新加坡地區協理 Jeffrey Ng 強調,公司必須投注時間充分了解企業員工的個人狀況。他還指出:「賦予員工足夠的時間和空間進行反思與充電,並且鼓勵各種明智的活動,避免單純專注於固定的商業成果而失之偏頗。」

Michael Page 東南亞與印度地區的人力資源主管 Sonia Danani 表示,善用科技乃是與員工保持密切聯繫與互動的重要推動力。「我們特別關注幾種具體的互動,像是專業發展對話以及社交往來等等,這些正是很多同仁在家從事遠距工作期間無法進行的活動。在此鼓勵主管們,設法舉行虛擬茶會、辦公室會議、社交聚會,確保疫情期間縱使無法面對面接觸,也不妨礙同仁彼此聯繫、共同參與及全力投入。」

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5. 強化個人發展訓練

實際上,景氣低潮期乃是提高團隊技能及建構個人發展計畫的理想時機,藉此做好萬全準備,迎接往後的營運復原期。值得慶幸的是,這種作法既不必花費大筆金錢,也不必耗用大量時間。首先,確定推動業務發展所需的技能,以及團隊中有能力並願意學習的個人。接下來,實施正確的今後策略,確保您的公司領先一步。  

進取心與個人發展仍然是所有專業人士的基本需求。

北京 PageGroup 董事 Lily Liu 表示:「景氣好的時候,問題可以忽略,因為人人充滿信心,也沒有時間停下來反省。」「這段時間反而使我們有機會強化基本的諮詢技巧,並提高我們的核心價值。」正如她的觀察,一旦市場信心提升就可能迅速反彈,因此確保員工充分做好準備、養成所需技能,極為重要。

Michael Page 日本地區總經理 Toby Truscott 則以 Dean Mannix 的銷售 ITV 網路研討會為例提醒大家,所謂進取心與個人發展仍然是所有專業人士的基本需求。「在這段空前的非常時期,類似這種需求很容易遭到擱置,而專注在整個企業營運環境的『救火行動』,」Truscott 說。「但重點在於必須了解,專業發展未必只有升遷、加薪或職責增加等形式,它也可能在個人與專業的其他要素中予以體現。在市場狀況迅速變異的這段期間裡,個人可以趁機磨練哪些新技能? 此外還有哪些不同的方式可供檢視個人的貢獻?」

建立營運復原團隊要點

01 把人才目標作爲未來計劃的重要組成部分

02 讓員工及時了解當前市場的實際變化情況

03 明確每個員工在企業願景中的角色和職責

04 加強對招募經理最基本技能的培訓

6. 在工作中保持應變彈性 

One Mount Group 人力資源長 Alexis Pham 表示:「如果我們暫時撇開負面效應,單看正面因素的話,就會明顯察覺新冠病毒疫情其實也替員工和公司提供了機會,鼓勵我們探索疫情未爆發之前沒有時間探索的其他可能性。」其中一項挑戰在於工作場所的應變彈性。在整個城市甚至全國性的封鎖令發布,設法隔絕各種近距離的人際接觸時,企業也突如其來地改弦易轍,指示員工各自在家工作。在家工作幾個月之後,員工會自然進入另外一種生活節奏,尤其是在家有幼童或待照護親人的情況下。因此,接下來如何重返工作崗位,必須在個人承諾和保持目前職涯進展之間實現良好的平衡。 

此外,Gartner所做的調查發現,新冠肺炎疫情過後,48% 的員工表示往後至少會有一部分時間繼續透過遠端工作,反觀疫情爆發之前這樣的比例只有 30%。因此,在復原階段,主管必須重新思考工作上的靈活彈性,並確定最適合員工和業務需求的模式。例如,考慮是否及如何針對遠端工作環境,調整設定的績效目標與員工評估方式。「維持敏捷與靈活彈性。改變無法避免,我們必須迅速、有效適應新環境,」Wu 指出。  

7. 文化培養信心

PageGroup 營運長 Gary James 強調,企業文化應該是強大領導者的長遠使命,少說空話,多花時間挖掘問題和解決方法。  

健全的公司文化只要能長期維持,您的團隊自然能網羅更優異人才。

正如 James 所說,企業文化的運作關鍵,在於成員體認到它所帶來的助益:「經驗不足的同仁會需要更多的企業文化相關意見,面對『公司文化如何幫助我滿足個人需求?』的問題,設法掌握充分的答覆。」對於 James 而言,正面文化的長期優勢,在於同仁們一旦降低心防,就能感受到開誠布公的氛圍,並且從中感染積極提升自身專業素養的動機。他還認為:「健全的公司文化只要能長期維持,您的團隊自然能網羅更優異人才。」

打造健全的公司文化可不是件簡單事,也沒辦法立竿見影。您需要考量能夠達到最佳效果的氛圍,建立起有效形塑公司文化的團隊,定義團隊運作方式的規則,為公司建構開放的願景和目標,並且確立每位同仁對於團隊成功的期望。同時,指派導師帶領團隊也很有幫助,因為經驗豐富的成員可以扮演新人指導的關鍵助力,尤其是透過他們的行為達到的示範作用。

8. 容許從錯誤中學習  

職場未來趨勢專家兼作家 Alexandra Levit 表示,重建有創意的工作文化,最簡單的一項關鍵,莫過於准許同仁冒險。某些人似乎很難理解「擁抱失敗」的理念,但這種思維主要在於主管階層對於風險的恐懼。對此 Levit 透露:「特別是對於年輕的專業人士而言,現在的文化慢慢變成了某種不容許犯錯的文化,然而在現實世界裡,犯錯卻是學習的唯一途徑。」

她補充說,設計思維與創新的趨勢,迫使團隊測試不同的組態規劃,找出最有效的方法,迅速推廣並實踐各種不同的解決方案,然後反覆運用、快速革新。 您不妨設定界限,釐清可以接受與不能容許的範圍,並且確保員工承擔責任。同時,對於樂意與團隊分享錯誤的同仁,更應該積極鼓勵或嘉勉,畢竟大方分享經驗才能幫助其他人從自己的錯誤中獲得啟發。Levit 保證:「多數的新嘗試,終究是失敗的多、第一次就成功的少。這一點都沒有關係,如果可以嘗試更多不同的結果反而更有收穫。」

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