俗話說 「永遠沒有第二次機會,給人留下第一印象」,提到報到過程時,這句話再真實也不過了,這是一個公司為了在當今繁忙的就業市場上保持領先地位所能採取的最重要步驟之一。

雖然普遍認為,招募流程並非在員工簽署合約,在第一天上班後就結束了 — 事實上,招募流程應該持續到他們就任後的後續幾個月。這段報到期間將對新員工的留職率、參與度、滿意度,以及最重要的,生產力水準產生很大的影響。 

根據「哈佛商業評論」,22%的公司沒有正式的報到培訓計畫,然而研究表明,報到培訓可能是在公司工作的整體體驗中最關鍵的時間。最具創新精神的公司都明瞭,建立一個有效的報到培訓計畫既是一個反覆的過程,也是一個持續的過程,把這個過程延伸到第一個月之後,將能進一步強化良好的員工體驗 — 從僱傭到退休。

請繼續閱讀,了解這些新員工的盲點,以及組織如何能從策略性的員工報到培訓中獲益。

報到流程的優點是什麼?

消息在業內傳播很快,所以新進員工很可能透過口耳相傳或在部落格和社群媒體上與他們的同儕分享經驗 — 無論是好的還是壞的。如果設法讓他們留下良好的第一印象,他們對公司文化的正面描述將更容易吸引這個行業所能提供的最佳人才。

經歷過良好報到流程的員工也更有可能留下來,成為長期員工。約33%的新進員工在工作的前六個月內仍會尋找新工作,而這個數字在千禧世代中甚至更高。縱使如此,若有正面的報到經歷,69%的員工便有可能在公司任職至少三年時間。

據估計,員工流失的組織成本為被替換員工工資的100%至300%,若想尋求更高的留職率和更低的成本,長期而言,確保優化的人才導向計畫確實更有價值。

成為新公司的一份子,即使沒有壓力和分心,也可能令人生畏。Glassdoor的研究顯示,擁有良好報到流程的組織可以提高70%以上的生產力。讓新進員工儘快了解公司的文化和工作期待,可以轉化為正面的態度,激發他們提高生產力、參與度和工作效率 。 

你能做些什麼來促成最佳的報到體驗?

最重要的是,要清楚地向新進員工傳達他們在公司的職位,以及如何為使命、價值觀和文化做出貢獻。 

接受應聘到開始工作之間的時間非常重要。分享與工作相關的資訊和檔案、第一周的行程(至少)以及他們將承擔的一些任務的背景細節,這對幫助他們順利進入工作狀況非常有幫助。即使只是來自團隊簡單的歡迎郵件也能起到很大的作用。

員工與工作環境的相容性對他們的日常生活有很大的影響,所以當第一天報到時,請花點時間把新成員介紹給團隊,讓他們徹底參觀一下辦公室,甚至辦一次團體午餐會來打破僵局。 

然而,最有效的報方式之一是為新進員工指定一名導師。這種夥伴系統不僅創造了一個更有成效的工作環境,而且還提供了他們即將承擔工作的背景介紹,這可以幫助新進員工充分了解他們的工作,以及如何能為團隊做出最好的貢獻。 

根據人力資本研究所的資料,87%在報到過程中分配了一個夥伴的組織,都認為這能有效加快新進員工的熟練程度;然而,只有不到一半的公司將此作為一項策略。此外,56%的新進員工在報到後的90天內至少與他們的夥伴見面一次,也表示他們的夥伴能迅速幫助他們在工作中具生產力5。新進員工和他們的夥伴越是經常聚在一起開會,這個數字就越成倍增加。 

一旦建立了這種工作關係,就能設定和管理期望,並定期檢查新進員工,以確保他們不會落單。 

如何對新進員工進行數位化管理?

根據 「新常態」,在遠端工作時將新進員工融入公司似乎很棘手,但只要有一點創造力和適應的意願就能做到。不必完全徹底改造目前的報到流程。相反的,請評估每個步驟,確定哪些部分可以轉化為虛擬設定。 

與其親自介紹,不如組織虛擬會議,並鼓勵使用視訊,以便讓新進員工就能把臉和名字連結起來。提供線上培訓課程的軟體也可以成為使他們趕上進度的絕佳工具。在雲端的檔案共用平台上建立檔案,可以隨時存取資料,使團隊內部的合作更加容易。

就像在實體辦公室一樣,清處的溝通、定期檢查和回饋才是關鍵。建議特定的團隊成員,以便直接向他們提出問題,以及提供財務或資訊部門的聯繫方式,可防止令人沮喪的生產力下降。在一個不再受實體地理或遠距離限制的世界裡,虛擬報到可以成為非常有效的機制,無論身處何方,都能從一開始就掌握正確的資訊。

結論

從新進員工簽署合約的那天起,對他們產生正面的影響非常重要,而且我們在探討的不僅是激勵他們長期留在公司。一個執行良好的報到系統不只可以為公司節省寶貴的時間和金錢,在雇主品牌建立方面也不可或缺,同時也可以向潛在的雇員表明本公司是值得任職的機構。

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