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新冠病毒目前還在蔓延,不少企業都要求員工在家辦公。 

事實上,隨著技術手段的不斷更新和辦公理念的演進,遠端辦公已經被國內外不少企業所接受並運用。早在上世紀80年代,矽谷就流行起了在家辦公的SOHO模式,此舉在IBM、微軟、Google 和 Facebook 等科技企業中頗為流行。

遠距辦公的好處也是顯而易見的,不但可以節省通勤時間,且有利於建立更加互信和穩固的僱傭關係,並激發創造性,同時幫助員工平衡工作與生活

儘管如此,對於大部分企業來說,遠端辦公仍然是不得已的小眾選擇,原因是多方面的。比如,企業崇尚集體現場辦公的文化,部分企業需要現場操作因而不具備線上辦公的條件,大部分雇主與員工尚未建立「互相理解」的信任關係,企業管理層尚不具備遠端系統管理的能力,企業缺乏遠端辦公的工具等等。

拋去硬體設施不便等因素,如果僅聚焦於文化和心理層面,會發現很多企業往往不放心員工在家辦公,認為無法「看見」則無法有效「管控」,管理者從心理上就產生了恐懼和排斥,並自動將遠端辦公等同於低效率的辦公方式。

事實上,高效的遠端辦公對勞雇雙方都有要求,不僅需要員工自律和專注,雇主也要提供完備的硬體設施,同時管理者要具備基本的遠端管理能力,包括同理心、組織能力、對團隊成員的信任,以及賦權於每個人的能力。在日常的工作中,要採取與現場辦公不同的團隊管理技巧與策略,才能有效提高遠端系統管理的效率。

如果您的企業目前正在遠端辦公,以下措施可能會對作為管理者的您有所助益。

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管理者以身作則,保持資訊透明

很多企業都將透明度納入企業文化中,但透明度不是紙上談兵,關鍵時期更應將其作為管理的準則。作為一名管理者和領導者,要在第一時間告訴員工公司的安排,並鼓勵員工表達自己的訴求,把員工的健康和心聲放在第一位。同時,要以身作則,做好表率,如果管理者本身都沒有做好長期遠端辦公的完善準備,員工必然也會懈怠。透明度還表現在,即時與員工討論專案,分享意見,讓員工參與到業務的各個方面,與他們分享公司的願景和目標,讓他們對此產生共鳴,產生凝聚力。

定期開會總結工作,增加凝聚力

遠端辦公時,大家分散各地,不知道彼此手頭在做什麼,很容易陷入混亂,甚至出現工作重複和遺漏。因此,儘管即時通訊工具很便利,也很有必要定期透過網路會議總結工作進展。每週一至兩次,圍繞重點專案總結討論要點,分析流程、問題和當下的顧慮,並記錄相關資訊,做成會議記錄發給大家,便於後續做出決定。

除了談論工作的情況,也可以和團隊成員聊聊生活,比如家庭成員如何、社區在疫情中的管理如何等,創造友好坦誠的團隊關係。

此外,遠端網路會議有時因為訊號不良或個人原因被打斷,要對成員保持足夠的耐心,並兼顧到不同成員。每個人都需要有機會加入討論並做出回應,因為管理者看不到他們困惑的表情,因此開會時要讓他們覺得有機會傾聽和參與,要讓團隊有充足的機會來複述、澄清或解釋事情。

給出明確的目標、任務和期限

眾所周知,角色模糊會扼殺敬業精神。很多管理者最不願看到的,是遠端團隊成員感到自己與其他成員相隔離,消極怠工。因此,必須讓員工在遠端辦公期間,明確瞭解自己需要實現的目標,賦予他們自主性、獨立性和控制力,把壓力轉化為動力。

在定期例會上,可以就任務、關鍵績效指標、短期和長期里程碑達成一致,把這些東西明確記錄。然後在之後的工作中,不斷深化、聚焦和強調這些目標,定期檢查團隊的執行情況。

公開表揚員工的工作,激發歸屬感

在辦公室集體辦公,對於做得好的員工可以隨時開口表揚「做得不錯!」,而遠端辦公似乎削弱了這一可能性。如果員工很努力取得了成績卻感受不到認可,這會很容易消磨他們的積極性。因此,努力定期公開表彰員工的貢獻十分必要,可以在通訊群組中標註他,或者藉由郵件或定期例會公開表揚。如此一來,員工覺得自己的努力得到了認可和重視,能激發更多的歸屬感和工作動力,而其他員工也會因此更有幹勁和目標。

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適度放權,避免微觀管理

在遠端辦公管理中,還有一種反例,即管理者鉅細靡遺地對員工密切關注,追蹤每一項工作和每一項成果,時刻盯著員工的工作進展,從而給員工造成心理壓力和不被信任的感覺,反而適得其反,迫使員工產生消極和反抗的情緒。因此對於管理者來說,這種微觀管理是要避免的,遠端系統管理要把握好「鬆」和「緊」的尺度,適當放權,給予員工信任和決定權,充分信任員工的自主性,只在關鍵項目節點和時間段做有必要的任務分配、總結和歸納。

創造和推動靈活的、互相信任的企業文化

上面所述都是執行層面的建議,但我們都深知,遠端辦公的可行性離不開企業文化的滋養。只有企業推崇並創造充滿靈活性的、互相信任的企業文化,從管理層開始認可並賦予其意義,才有可能真正將其落地開花。但文化的建立非一朝一夕,需要企業管理者持之以恆的努力和超前佈署的管理意識方能達成。

在遠端系統管理人員方面,「看不到」並不意味著「無法管」。只要管理者能主動與員工溝通,建立信任,必能創造雙贏的局面。

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