過去 15 年裡,我經常出差,難免也犯下不少錯誤,包括了:

  • 出差香港的意外,導致一隻腳二度燙傷,接下來一週只能拄著枴杖做簡報 (到現在我仍然是全公司唯一申請過旅遊醫療保險的人)
  • 在飯店自助餐廳吃了不新鮮的壽司,只好在完全沒睡和吃了一堆 Imodium (止瀉藥) 的情況主持訓練課程
  • 滿懷雄心地規劃了連續七小時的培訓活動,完全沒有時間吃午餐或上廁所
  • 拖著龐大的行李箱在五天之內跑了四個國家,所有打包的東西只用到 40%

為了確保大家不致重蹈我的錯誤,以下提供幾個秘訣,確保你的出差行程順利圓滿:

事先規劃

1.    明確擬訂出這趟出差的目標與成果。出差一趟可不便宜,公司當然希望能夠獲得具體報酬。此外,擬訂清楚的成果也能協助你充分聚焦、充分利用時間。建議你將出差一趟的主要成果限定在三項以內。

2.    至少在三週前,先行制訂詳細的行程表,並且鎖定成果所需的個人拜訪或團體會議,全力以赴。事先決定每次會議應當談論的重點議題。

3.    行程的規劃,應在不同的拜訪與會議之間,預留若干緩衝時間,藉此:

  • 喘口氣、思考、喝杯咖啡、上廁所...  等等
  • 拜訪或會議期間達成共識的行動,應當追蹤其實施狀況
  • 完成無關乎這趟出差的其他工作。

如果你忙得像無頭蒼蠅,事情就會不斷堆積,你也達不到想要的結果,而且很快就會精疲力盡、發揮不出生產力。

4.    和當地辦公室的經理/秘書建立交情,藉助他們的力量進行事前準備。例如你可以:

  • 請他們安排通行證,避免每天早上都被擋在接待櫃臺
  • 請他們幫忙安排機場接送 (提醒你,通常火車會比計程車快而且便宜)
  • 利用你和當地飯店的公司優惠價
  • 將你需要的資料郵寄給他們,請他們先列印出來,你就不用拖著厚重的資料到當地
  • 預約會議室,必要時順便安排餐點

記住,他們都很忙,所以務必特地感謝他們的幫忙,可能的話請買幾樣小禮物 (例如巧克力) 謝謝他們。每次表達一點小感激,都是今後前進的動力。

5.    針對你要去的國家,攜帶多個充電器,以免電動牙刷或手機無法同時充電。

6.    行李盡量輕便。這是老生常談了,但請特別注意手提行李的尺寸限制。如果要出差好幾天,打包時可能要狠下決心,限制自己一天換一套衣服。出差超過一星期的話,請使用當地的洗衣設施。

這樣不僅能減輕負擔,至少還能節省一小時等候托運行李的時間。

7.    如果你很需要睡一覺,記得帶耳塞、眼罩和非處方安眠藥。我個人偏好抗組織胺藥片,例如 Restavit,不過也有朋友是用藥草茶幫助入睡。這些東西在機場藥局都買得到。

8.    假如飛行時間超過三個小時,即使必須多花一點錢,也要選個好座位。避開每架飛機與航班最差的座位。

9.    確定你已加入航空公司的飛行常客專案並已註冊會員編號。這聽起來或許只是細枝末節,不過點數累積的速度真的很快,而且常常有機會升等至商務艙,對於長途飛行而言尤其如獲至寶。

旅程中

10.  提早一小時到達機場,以免發生非預期的延誤狀況。記住這句話,有人就是因為交通事故錯過航班,所以務必早點出發,避免臨時安排替代航班和重新擬訂開會時間的麻煩。

11.  為了保險起見,最好是排在一群緊張而且單獨飛行的商務旅客後面,依序通關。這種旅客通常準備比較充分,你也能更快結束安全檢查。隊伍前頭要是排了許多彷彿時間用不完的渡假情侶,絕對要避開。

12.  為了不被時差所累,就要注意三個關鍵:時間、食物和輕便。

  • 一上飛機就將手錶 (或手機) 設定為目的地時區的時間,協助身體提前展開調整
  • 請盡量等到目的地的夜晚時間再睡覺
  • 請盡量在目的地的白天時間,才在飛機上進食

即使你下飛機的時候已經很累,只要當地還沒入夜,絕對不要睡覺。可以到處走走看看,即使不太餓也去吃個早餐、午餐或晚餐,並做一些保持清醒的事。

13.  要避免長途飛行時太無聊,可以為自己設定一個目標。無論是要補眠為下飛機的事做好準備,或是讀一本商業書籍學習新知都行,設定一件在飛機上要做的事,就能避免無聊。

抵達目的地

14.  抵達目的地時,在機場買一張當地的 SIM 卡,如果不是無限的,至少數據用量要夠大。大部分國家的數據傳輸費用都會比手機通話便宜,而且還能享有額外的方便,例如可以用 Skype 和 Facetime 與人聯絡,也可以使用數據用量查看電子郵件,或是用 Uber 叫車。

15.  如果你經常到固定的地點出差,可以找一間你喜歡的旅館、協商公司優待價,並和飯店經理打好關係。這麼一來:

  • 你就可以將東西存放在飯店,因為每家飯店都有行李存放區,你可以留下一箱備用衣物,節省每次打包的時間
  • 他們的資料裡會有你的名字,每次住宿登記時會比較輕鬆也比較快
  • 忠實的客戶,更能迅速賺取升等優惠
  • 在熟悉的環境裡,也能更快安頓下來

16.  若是在當地辦公室有聯絡人,不妨向他們請教內情,瞭解有關地點與下班好去處等事情。

17.  如果你是第一次拜訪新的辦公室,敬請務必安排自我介紹的時間,盡量讓更多同事認識你。請當地聯絡人陪你四處走動,並為第一次談話開個頭。如果你對建立人脈感到緊張,這些秘訣能幫你踏出第一步。

18. 注意當地文化並努力融入其中,觀察其他人的行為,遇到了不確定的規則請務必開口問。

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