PageGroup 總是能夠找到市場最佳人才,並篩選求職者以滿足客戶要求。然而,儘管我們非常努力,有時還是會發生新進員工無法發揮能力的情況,還好這種情況的很多原因都可輕易避免。下面列出 5 個常見的錯誤與避免的方法。

錯誤 1:是否為新進員工提供足夠資源以邁向成功?

想像你從競爭者手中挖角一位頂尖銷售人員,你知道她能創造多少營收,也清楚她擁有廣闊的人脈,因此你心裡想:我挖到寶了。但她到職幾個月後,成績並不特別出色。你開始困惑不解:她是不是誇大了自己的銷售能力,或是失去了優勢?

雖然這些都有可能,但答案可能更簡單。新人的整體表現,需要結合他們的潛力、幹勁與手中的資源。你已經透過篩選流程確認他們的潛力,而且新人很少會失去幹勁,所以問題就在資源了,可能的原因包括缺乏訓練、軟體、人力或甚至時間。例如,他們過去可能有一位秘書專門處理行政工作,或是能夠取得已有興趣的潛在客戶 (warm lead) 名單,亦或是配有一輛公司車以拜訪更多客戶。

修正方法:與新進員工坐下來談談,確實找出他們之前擁有的資源與系統,協助他們超越前一份工作的表現。例如詢問「有哪些資源是之前的工作有提供,但我們沒有的?」,如此可能可以找出問題,也能藉此機會瞭解其他公司或競爭者如何運用資源。

錯誤 2:是否宣導擁有新進員工的好處?

宣佈新進員工的到來,可能造成其他團隊成員的焦慮甚至憤恨。如果部門內某位員工期望自己能夠升遷,但你剛聘任一位具備相同經歷和技能的新人,在職員工自然會將這位新人視為競爭對手。這是可以預期的反應,甚至應該對此容忍,因為這至少展現了在職員工的積極與抱負。

但友善與不友善的競爭是有區別的,例如,在職員工可能會在公司外的工作聚會排擠新進員工。更糟的是,他們若發現新進員工的錯誤,可能不會特別指出來,而是讓情況持續下去,直到引起主管或客戶的抱怨。

修正方法:在新進員工加入之前,向團隊解釋聘請新人的原因,並宣導多一位幫手的好處。如果你發現某人可能受到新進員工的威脅或挑戰,找他談談並撫平他的擔憂,什麼都不說是最糟糕的做法。

錯誤 3:雙方是否交流意見回饋?

許多新進員工得知未通過三個月的試用期都非常震驚,而這就是雙方缺乏溝通的明顯範例。新進員工可能將主管的沈默,視為對其所完成的工作表達贊許。他們也可能對同事感到內疚,因為在適應期間不斷問問題而佔用太多時間,因此也不敢多做溝通。另一方面,主管可能因為招募新人的過程太長,累積了太多未完成的工作,以及需要優先處理的事項,因此無法定期與新人溝通,或引導他們順利渡過前幾個月。有些主管可能想要評估新人的獨立自主能力,當作是「沈浮由己」的試煉,這做法對新進員工幾乎沒有幫助。

修正方法:定期的意見回饋與溝通或許是最重要的事,可以確保新進員工勝任新職。新人一加入,主管就應該安排定期的一對一談話,提供意見回饋並建立重要的友好關係,進而促進成功的工作關係,如此新進員工也更能自在表達看法,共同避免更大的問題與誤解。

錯誤 4:適應期培訓流程是否適切?

許多公司的資源非常吃緊,因此新人加入時,公司僅希望他們能夠從做中學,簡而言之,他們期望一切能自然「解決」。這不是不可能,只要你請到的新人資歷非常豐富而且聰明,不需要填鴨式地交代每一則資訊。但這種適應期流程對於新人真的有效率嗎?就實際層面,並不是每一條規則或公司規定都有書面記錄,許多規定也不是真的規定,就只是長期發展出來的默契而已。大部分的新進員工多少都有共同的經驗,也就是在不知情的情況下打破不成文規定,變成公司內的流言蜚語。

修正方法:人力資源部可能會制訂公司的適應期培訓計畫,但或許僅侷限於高階程序,對新人的日常工作沒什麼影響。對於正確的角色與職責介紹,你應該制定自己團隊/部門的適應期培訓計畫。你也可以默默將新人與「老鳥」搭檔,幫助他適應公司的文化與不成文規定。

錯誤 5:是否檢閱工作敘述?

工作敘述常讓人一頭霧水,因為充滿一堆技術行話、獨特的部門名稱,以及模糊不清的用語,難以完全理解。這導致很多問題,也讓想要成功勝任新職的人,無法確定怎麼做才是對的。有些新人非常認真,盡力理解工作敘述中的每一句話;其他新人可能對於大部分內容都理解並同意,但還是有些不清楚的地方,而且因為新職位與新公司所帶來的興奮情緒,也沒辦法繼續釐清不懂的地方。

修正方法:在初期與新人一對一談話時,可以詢問「工作敘述裡是否有不清楚的部分?」或「根據這幾週的經驗,你覺得工作敘述是否符合工作內容?」任何角色與工作敘述,必定結合了理想與現實,定期加以檢閱,才能確保每個人都非常理解角色的目標與目的,也都同意其中的成功定義。

Summary

新員工加入後的數週至數個月非常重要,此時要確定他們取得各項必備工具,以協助他們成功,並採取幾項簡單的預防措施,同時擬定完善的適應期培訓計畫,這就是新進員工成敗的重要關鍵。詢問自己下列 5 個問題:

1. 是否為新進員工提供足夠資源以邁向成功?

2. 是否宣導擁有新進員工的好處?

3. 雙方是否交流意見回饋?

4. 適應期培訓流程是否適切?

5. 是否檢閱工作敘述?

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