員工請假通常是公司最大的不可回收成本之一。它可能導致工作延遲交付、專案延後完成,如果經常請假或長期請假而沒有適當解釋,會造成雇主與員工之間溝通不良並喪失信任。

這些問題可能導致勞動力越來越薄弱,因為他人難以吸收請假同事的工作量,或是經常或長期都得吸收同事的工作量而產生怨念。

因此,管理缺勤狀況應該是雇主重要的優先任務,但也需要謹慎處理,考量缺勤狀況與員工個人史。

事先說清楚、講明白

每家公司都應該制定一套清楚的政策,規定管理不同請假類型的方式,以及員工給予通知並提交請假相關文件的責任。

員工若要請假,是否需要打電話通知?或是寄交電子郵件或以文字方式請假即可?什麼門檻需要提供醫生證明?確定貴公司的政策已涵蓋上述所有問題類型,並且明確記載在所有員工到職資料上,同時透過企業內部網路供員工存取。

我們都同意有些病假是無法避免的,而且大部分都是真正有需要才會請假,但是只要規定必須在特定時間打電話告知主管,就能阻止員工因為「不喜歡星期一」而請假。

短期缺勤

這是雇主在管理上最常見的請假類型,也是想要請一天「病假」的員工最常濫用的類型。明確的政策在這方面就能發揮作用,而且只要員工能符合規定的標準,就能輕易接受請假要求而繼續日常工作。

然而,監控短期缺勤、注意有固定請假模式的員工,並遵守正確的紀錄與報告程序,就能降低請假被濫用的風險,並確保一旦曝露根本問題,不會對公司盈虧底線造成太大傷害。

對許多主管而言,與員工談論缺勤情況時,可能會覺得不自在而且困難

長期缺勤

長期缺勤的情況比較難處理,因為相關員工很多是本身有長期的健康狀況,還有很多是服務年資很長的重要員工。當他們真的因為生病而需要請假時,必須集合所有相關單位來處理他們的缺勤案例,包括他們的主管、人力資源部、職業安全健康局與外部機構,共同確保他們能盡快返回工作崗位,並且已經根據他們的需求做了調整。

但是有時候員工已經無法返回工作崗位,這種情況就必須盡快處理並謹慎做出決定。這表示公司不僅要遵守內部流程與法律規定的程序,同時也要確保員工能持續感覺受到支持與重視。

對許多主管而言,與員工談論缺勤情況時,可能會覺得不自在而且困難。主管通常沒有管理缺勤的必需技能,因此提升主管的技能,將是降低請假機率的關鍵,同時還能為公司節省成本。在員工返回工作崗位的面談中,有多少主管會將員工帶到一邊,然後說「就說我們已經完成面談了,等一下我會在文件上打勾確認」?其實這種做法會阻礙缺勤管理的效用,還可能影響公司內部的出缺勤文化。直屬主管應該是最瞭解員工的人,因此也是管理員工出缺勤的關鍵人物。

解決請假傾向

一旦確定員工有請假傾向,就必須擬定解決的方法。如果 90% 的病假案例都與肌肉骨骼系統疾病有關,那麼採用市場主流的壓力與焦慮管理方法就沒有意義!瞭解請假的原因,才能以預防為基礎,擬定一套主動因應的方式。如此就能讓你將資源集中在無法避免的請假情況。

即早介入及持續管理請假案例,是快速且持續改善問題的關鍵。例如,即早轉介員工至「員工支援計畫」進行諮商,就能盡量減少因為心理健康因素而請假的案例。同樣地,在公司內部提供物理療法,也能讓員工盡快返回工作崗位。採取個別化的方法,再定期檢查現有的缺勤狀況,就能降低請假機率並為公司節省成本。

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Summary

雇主應該將管理缺勤視為優先任務,藉以降低員工缺勤對團隊參與度、凝聚力與公司盈虧底線的影響:

  • 確定貴公司已制定清楚的政策,規定管理不同請假類型的方式,以及員工給予通知並提交請假相關文件的責任
  • 監控短期缺勤狀況,試著找出是否有濫用情形
  • 長期缺勤應該依個案管理,注意敏感問題並尊重個人的狀況
  • 員工有請假傾向時,應採取「即早介入」的處理方法
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