雖然負責亞洲團隊已經八年,我要先承認,管理遠距員工真是一件不容易的差事。為什麼?因為我們習以為常的日常溝通,遠距團隊卻是完全被孤立在外的。

雖然每週初始時,大家都能清楚企劃案內容,但等到禮拜五時,這項工作內容可能已經數次的釐清、討論、修改,到最後變成和一開始非常不同。因為遠距團隊沒辦法參與到這些對話討論,也難怪他們會比其他人還慢上五拍!我們總是以為遠距團隊和我們處境相同,但事實上,他們卻被排除在外,增加價值的機會也因此被剝奪。

綜觀我過去在職場所有經驗,發現有效率管理遠距團隊的秘訣,其實很簡單:若有疑慮時,就溝通!以下六點,是我已經實施過,改善我和海外團隊聯繫效能的方法:

建立每日工作摘要

每天結束前,我們團隊就會有人彙整一些重要企劃案的討論重點。如果當天我們討論過一些進度、問題、重要事務,或是做了任何決策,必定記錄下來、歸檔,然後再寄給我們遠距團隊所有組員參考。

如此一來,就不會產生任何誤會。

過去 12 周以來我們一直都這麼做,反應非常不錯──遠距團隊覺得自己更像是團隊的一份子,也更清楚相關資訊;而我也能比以前更快結案,要處理的疏失也更少了。

對遠距團隊清楚下達目標、任務、截止期限

我們都知道,若工作定位不明,將大大影響員工的參與度。我最不希望遠距團隊組員感到被孤立排擠,或是總是在等待工作下來。因此,必須清楚告訴他們我要他們下個月或下一季達到的目標,這樣他們才會覺得被賦予權力、能夠自主作業,而且事情都在他們的掌握之中。

在常態會議時,我們會口頭上制定一些任務、績效指數、遠近程目標,記錄下來,每天工作時不斷參考。時常確認遠距團隊目前狀況也很重要,尤其是對於那些比較不擅表達、提出問題的組員,更是重要。在我實行過這麼多提升員工參與度的策略裡,目前這是最有效的方法。

公開表揚遠距團隊的努力

遠距團隊沒有辦法像在地團隊那樣那麼常得到口頭上的鼓勵,所以我常常盡量在公開表揚他們的貢獻,像是小組會議時或是在團隊信函裡表揚。這會讓他們覺得自己的努力有被看見、珍惜,更有自己是團隊一份子的感覺。

我不會等到有「大事」發生才稱讚他們,任何小事都可以稱讚,像是稱讚信件寫得不錯、感謝他們主動完成任務等。

最近我們亞洲團隊在一場電話會議中報告了一些資料,我就寫了一封信,讚揚他們在那場會議的表現,而且還舉出具體例子:「我很喜歡這次會議中你處理問題 x 的方式。」然後我在下一場團隊會議時,又會將此再度提出,更騰出時間,讓所有組員討論他們的報告,並提出心得感想。

只要是談到遠距員工管理,就沒有辦法「眼不見為淨」。必須努力溝通 (有時會過度溝通),並將遠距團隊接納為團隊的一份子,方能創造雙贏局面。

讓遠距團隊也參加團隊相關建立、慶祝活動

我發現連接遠距和當地團隊最棒的橋梁,就是大家一起慶祝,創造共同回憶。以下便是一例:去年,我們團隊一起完成了一個重要的全球性企劃案,我拿到一些預算,可用來請大家吃慶祝大餐。

但我們反而是在雪梨買了一個蛋糕,然後安排跨國小組會議;當新加坡小組上線時,他們那邊同時有人敲門。開門時,每個人都十分驚喜,新加坡小組竟然也有一個慶祝蛋糕 (是我請那邊的辦公室經理幫我訂的)。

我們都很喜歡這個團隊蛋糕慶祝活動。直到今日,新加坡小組仍常回想起這段回憶。遇到各式節日時,我們也都是這麼做,像是耶誕節時交換卡片、情人節巧克力、印度排燈節的燈、農曆新年的紅包等等。如果遠距團隊所在地有這樣的節日,我們就一定會慶祝。這些舉動都不會花太多錢,但卻可以感覺很溫馨。

依遠距團隊當地時區安排會議

一個簡單的考量點:如果你管理的員工在國外,那就要依照他們當地時區方便的時間安排會議。除非有什麼重大危機爆發,不然我通常都不會錯過任何和亞洲團隊的會議,也盡量避免會議時間更改。遠距團隊組員的職責並不是用來理解為什麼會議開不成,因此,信守承諾很重要,更表示我重視他們的時間,把和他們的會議排在第一順位。

放慢會議議程

就算沒有語言的隔閡,電話對談仍有其難度所在。對於受話方而言,通常都很難聽清楚、很難插話,也沒辦法正確理解對方的表情口氣。因此,會議議程步調不宜太過匆促。遠距團隊需要一些參與、回應的緩衝時間,畢竟對方若有困惑的神情,我們沒辦法在電話上看到。而且他們也想有聆聽、參與的機會。以下是我組織每個討論重點的方式:

「亞洲小組有問題嗎?」

「澳洲小組有問題嗎?」

「亞洲小組,在我們進行下個討論之前,有其他要補充的嗎?」

這能讓我的遠距團隊有充分時間再確認、釐清或解釋議程內容。一旦記錄好會議並發布出去後,我私底下會另外打電話給各組員做為會後追蹤,確保他們明白會議內容,也讓他們有可以私下澄清的機會。同時,身為一位管理者,我也藉此確認自己已記下所有重大通告、更動,另外還要再去追蹤。

只要是談到遠距員工管理,就沒有辦法「眼不見為淨」。必須努力溝通 (有時會過度溝通),並將遠距團隊接納為團隊的一份子,方能創造雙贏局面──公司讓人才發揮到最大作用,而他們則能更加有認同感,覺得自己是團隊中受到重視的一份子。

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